Heddle c. Société canadienne des postes

Heddle c. Société canadienne des postes
Collection
Tribunal canadien des droits de la personne
Date
2024-10-11
Référence neutre
2024 TCDP 110
Numéro(s) de dossier
T2713/8921
Décideur(s)
Raymond, K.C., Kathryn A.
Type de la décision
Décision sur requête
Motifs de discrimination
la déficience
Notes
La présente traduction fera l’objet d’une révision linguistique avant sa publication définitive sur le site Web du TCDP.
Résumé :
La plaignante, Sandra Heddle, a demandé à l’intimée, la Société canadienne des postes (Postes Canada), de lui fournir certains documents, dont des courriels et d’autres fichiers électroniques.
Dans une première décision provisoire (2024 TCDP 93), le Tribunal avait donné à Postes Canada l’occasion de corriger ses erreurs et de suivre des directives claires concernant la recherche et la communication des informations manquantes. Cependant, Postes Canada n’a pas pleinement respecté ces directives. En effet, elle n’a pas indiqué ses méthodes de recherche, n’a pas fourni tous les courriels requis et n’a pas expliqué si elle avait adéquatement tenu des dossiers depuis le début de l’affaire.
Lorsque l’audition de la requête a repris, Postes Canada a proposé de faire une recherche de documents électroniques de manière unilatérale et sans supervision. Elle s’est aussi engagée à consigner sa démarche. Le Tribunal a toutefois conclu que Postes Canada continuait à éprouver des difficultés à respecter ses ordonnances et directives. Par conséquent, il a ordonné à Postes Canada de collaborer avec les autres parties pour élaborer une proposition de plan pour les recherches électroniques. Ce plan devra être soumis au Tribunal pour approbation. Si les parties ne parviennent pas à s’entendre sur un tel plan, le Tribunal tranchera toute question relative à la portée de la recherche avant de prendre d’autres dispositions.
Contenu de la décision
Tribunal canadien des droits de la personne
Canadian Human Rights Tribunal
Référence : 2024 TCDP
110
Date : Le
11 octobre 2024
Numéro du dossier :
T2713/8921
[TRADUCTION FRANÇAISE]
Entre :
Sandra Heddle
la plaignante
- et -
Commission canadienne des droits de la personne
la Commission
- et -
Société canadienne des postes
l’intimée
Deuxième décision provisoire
Membre :
Kathryn A. Raymond, c.r.
Table des matières
I. Aperçu 1
II. Contexte 3
III. Le droit 5
A. Communication de documents 5
B. Administration de la preuve électronique 9
IV. Question en litige 10
V. Preuve présentée par l’intimée à l’appui de ses efforts de recherche 10
VI. Délais 12
VII. Analyse des recherches faites par M. Faries 13
A. Directives applicables aux recherches 13
B. Caractère potentiellement pertinent 15
C. Conclusions relatives à l’affidavit de M. Faries 16
VIII. VIII. Analyse de l’affidavit de Mme Graham 19
A. Question de preuve : pièces manquantes 19
B. Question de preuve : éléments tenus pour véridiques sur la foi de renseignements 20
(i) Droit applicable 20
(ii) Affirmations factuelles problématiques contenues dans l’affidavit de Mme Graham 21
C. Conclusions au sujet de l’affidavit de Mme Graham et de son admissibilité en preuve 26
VIII. Conclusion sur les efforts de recherche déployés par l’intimée à ce jour 29
IX. Absence de mesure de préservation de la preuve en cas de litige 32
X. Sources de renseignements sur les ISE 34
XI. Le pouvoir discrétionnaire du Tribunal en matière de procédure 35
XII. La nécessité d’une utilisation proportionnée des ressources du Tribunal 35
XIII. La deuxième ordonnance provisoire 36
I. Aperçu [1] La plaignante, Sandra Heddle, a déposé une requête en communication de documents. Dans le cadre de la requête, le Tribunal a ordonné aux parties de remédier à leur défaut de se conformer aux directives qu’il leur avait données au cours de la conférence de gestion préparatoire afin de régler les questions relatives à la communication de la preuve. Dans sa requête, la plaignante allègue que l’intimée, la Société canadienne des postes, n’a pas produit certaines informations sur support électronique (les « ISE ») supplémentaires, comme des courriels et des fichiers et documents créés et stockés électroniquement, et qu’il s’agit là d’une omission importante de sa part. La présente décision provisoire supplémentaire dans le cadre de la requête (la « deuxième décision provisoire ») porte sur la communication d’ISE.
[2] Jusqu’à présent, l’audition de la requête s’est déroulée sur deux jours, soit les 22 juillet et 27 août 2024. Dans une décision sur requête provisoire rendue le 31 juillet 2024 (la « première décision provisoire »), le Tribunal a ordonné à l’intimée de fournir des renseignements sur les efforts de recherche qu’elle avait déployés et lui a donné une deuxième occasion de déposer une preuve par affidavit (Heddle c. Société canadienne des postes, 2024 TCDP 93). Puis, dans une lettre datée du 7 août 2024 (la « lettre de directives »), le Tribunal a donné d’autres directives procédurales aux parties, et principalement à l’intimée. Dans cette lettre, il précisait notamment les questions à l’égard desquelles une preuve par affidavit était indiquée. L’intimée a déposé des affidavits, et la plaignante a déposé des observations en réponse en vue de la deuxième date d’instruction de la requête.
[3] Le Tribunal a relevé plusieurs lacunes dans la réponse supplémentaire de l’intimée, notamment le non-respect de certaines ordonnances rendues par le Tribunal dans la première décision provisoire et des directives données par celui-ci dans sa lettre de directives; des problèmes liés aux éléments de preuve sous forme d’affidavits déposés par l’intimée; et d’autres problèmes d’ordre procédural liés à la communication et, possiblement, à la préservation de la preuve documentaire.
[4] En ce qui concerne le non-respect des directives et ordonnances, mentionnons le fait que l’intimée n’a pas fourni les termes qu’elle a employés pour rechercher des ISE sur plusieurs sites en février 2024, comme l’exigeait le Tribunal dans sa lettre de directives, ou encore le fait qu’elle n’a pas produit tous les courriels potentiellement pertinents. La plaignante soutient qu’aucun des sites consultés par l’intimée pour rechercher des ISE en février 2024 ne contenait de courriels. L’intimée n’a pas répondu à cette prétention et n’a pas fourni de preuve ni de renseignements pour démontrer qu’elle avait relevé, parmi tous ses sites de stockage et ses archives, ceux qui permettraient de trouver des ISE potentiellement pertinentes. L’intimée a eu une nouvelle occasion de fournir des renseignements et une preuve par affidavit supplémentaires relativement à la requête; elle devait notamment répondre à la question de savoir si ses dossiers avaient fait l’objet de mesures de préservation de la preuve en cas de litige en lien avec la plainte déposée le 30 mars 2019 et, dans l’affirmative, elle devait préciser à quel moment ces mesures avaient été mises en place. Or, l’intimée n’a fourni aucune information à ce sujet avant la reprise de l’instruction de la requête. [Il s’agit là d’une description partielle des problèmes et des questions que le Tribunal doit s’assurer de voir résolus dans le cadre de la présente requête. Depuis le deuxième jour d’instruction de la requête, le Tribunal a écrit aux parties pour leur fournir des directives procédurales supplémentaires sur des éléments précis découlant de la requête ou s’y rapportant.]
[5] Lorsque l’audition de la requête a repris, le 27 août 2024, l’intimée a demandé l’autorisation d’effectuer une recherche d’ISE, comme elle s’y était engagée, mais à pouvoir le faire de manière unilatérale, sans être tenue de consulter les autres parties sur ce qui constituerait une recherche raisonnable et efficace, et sans surveillance continue de la part du Tribunal. L’intimée s’est alors engagée à produire des affidavits pour démontrer les efforts qui auraient été déployés pour trouver des documents.
[6] Outre quelques exceptions, l’intimée n’a pas respecté les ordonnances et les directives du Tribunal et n’a pas fourni d’excuse raisonnable pour ce manquement, point qui sera expliqué plus en détail dans la décision définitive sur la requête. Initialement, l’intimée n’a pas déposé d’affidavit en réponse à la requête. Elle a par la suite indiqué qu’elle était disposée à présenter une preuve par affidavit pour répondre directement aux questions relatives à la requête. Elle a aussi demandé au Tribunal de lui envoyer une lettre contenant ses directives et précisant notamment les questions nécessitant la production d’une preuve par affidavit. L’intimée a ensuite déposé une preuve par affidavit limitée en vue de la reprise de l’audition de la requête. Le Tribunal n’a pas l’intention de demander aux autres parties d’attendre de voir si l’intimée déploie des efforts adéquats dans ses recherches et si elle explique correctement les mesures prises à cet égard. Cette démarche serait inefficace et aurait pour effet de remettre à plus tard la possibilité, pour les autres parties et le Tribunal, de signaler tout problème existant ou supplémentaire concernant les efforts déployés par l’intimée pour rechercher des ISE. Les parties devront tenter de s’entendre sur une méthode de recherche d’ISE avant que la recherche ne reprenne. Le Tribunal ordonne à l’intimée de préparer un plan écrit pour la recherche d’ISE potentiellement pertinentes en sa possession (le « plan proposé »). Ce faisant, l’intimée devra consulter les autres parties et déterminer si toutes les parties peuvent s’entendre sur le plan proposé.
[7] Pour les raisons exposées ci-après, les parties devront soumettre le plan proposé au Tribunal pour approbation. Cette approbation tiendra aussi longtemps que le Tribunal jugera que le plan proposé répondra aux exigences d’efficacité et de proportionnalité. Si les parties ne parviennent pas à s’entendre sur un tel plan, le Tribunal tranchera toute question relative à la portée de la recherche avant qu’une nouvelle recherche ne soit effectuée.
II. Contexte [8] La plaignante a demandé la communication de documents manquants précis qui figuraient dans la liste de documents que l’intimée devait produire. L’intimée a reconnu que les documents demandés étaient potentiellement pertinents et s’est engagée à les produire. Toutefois, l’intimée n’a vraisemblablement pas produit tous les documents demandés. Par exemple, la plaignante s’attendait à obtenir des courriels supplémentaires concernant des communications internes et des communications avec des tiers. Compte tenu de ces omissions apparentes, la plaignante a déposé une requête pour obtenir les documents qu’elle avait demandés.
[9] Le Tribunal a enjoint aux parties de remédier à leur inobservation des directives qu’il leur avait précédemment données dans le cadre de la requête. En effet, le Tribunal avait exigé que les questions liées à la communication de documents soient réglées bien avant la production de documents supplémentaires par l’intimée en mai 2024. L’instance a été inutilement retardée par des problèmes de communication et de conformité.
[10] Les parties se sont échangé leurs observations relatives à la requête, puis l’audition de la requête a commencé le 22 juillet 2024. Toutefois, l’audience a été ajournée au 27 août 2024. L’ajournement de l’audience est essentiellement attribuable au fait l’intimée n’avait pas fourni suffisamment de renseignements sur les efforts qu’elle avait déployés dans le cadre de ses recherches liées à la requête. Dans sa première décision provisoire, le Tribunal a rendu des ordonnances de nature procédurale et a donné d’autres directives procédurales aux parties – et principalement à l’intimée – dans sa lettre de directives. Comme il est expliqué dans la première décision provisoire, l’exposé complet des motifs relatifs la requête et à l’ajournement de l’audition de celle-ci sera fourni dans la décision définitive sur la requête.
[11] Les ordonnances rendues dans la première décision provisoire et les directives données dans la lettre de directives du Tribunal concernaient des étapes procédurales précises que l’intimée devait respecter avant la reprise de l’audition de la requête, afin que celle-ci puisse être instruite de manière efficace et efficiente. Comme je l’ai expliqué, dans sa lettre de directives, le Tribunal a également précisé les questions nécessitant la production d’une preuve par affidavit, par exemple celles liées à la conformité, ou les questions pour lesquelles la production d’une preuve par affidavit était recommandée. Le Tribunal a fourni la lettre de directives à la demande de l’avocat de l’intimée. Le Tribunal avait cru comprendre que l’intimée avait l’intention d’utiliser la lettre comme un outil lui permettant de s’assurer qu’elle se conformait à ses directives. Toutefois, l’intimée ne s’est pas conformée à toutes les directives du Tribunal et, comme il est indiqué plus haut, a déposé une preuve par affidavit limitée. Comme je l’expliquerai plus loin, les affidavits concernant les efforts de recherche déployés par l’intimée ont soulevé d’autres questions relatives à la communication d’ISE.
[12] Par exemple, malgré le fait que la plainte ait été déposée le 30 mars 2019, il est devenu évident, à la lumière des affidavits déposés par l’intimée en vue de la reprise de l’audition de la requête, que cette dernière n’avait pas entrepris de recherche précise pour trouver des ISE avant février 2024. Selon les renseignements fournis par l’intimée, rien ne permet clairement de dire que la recherche qu’elle a entreprise en février 2024 aurait permis de retrouver des courriels en lien avec l’objet des documents précisé dans la demande de communication de la plaignante.
III. Le droit A. Communication de documents [13] La Loi canadienne sur les droits de la personne, L.R.C. (1985), ch. H-6 (la « LCDP ») et les Règles de pratique du Tribunal canadien des droits de la personne (2021) (les « Règles ») exigent clairement la communication de tous les documents potentiellement pertinents dans les instances devant le Tribunal (voir, par exemple, l’alinéa 18(1)f) des Règles). Le Tribunal a dit à maintes reprises que la communication est nécessaire pour veiller à ce qu’une partie bénéficie de la possibilité pleine et entière de présenter ses arguments : voir, par exemple, Yaffa c. Air Canada, 2014 TCDP 22, aux par. 3 à 5, Kayreen Brickner c. la Gendarmerie royale du Canada, 2017 TCDP 28, aux par. 4 à 10; Egan c. Agence du revenu du Canada, 2017 TCDP 33, aux par. 29 à 33; Nwabuikwu c. Gendarmerie royale du Canada, 2020 TCDP 9, aux par. 5 à 8.
[14] La communication de documents avant l’audience est un élément important de l’accès à la justice devant le Tribunal. Une plainte relative à un acte discriminatoire au sens de l’article 5 de la LCDP peut être déposée contre un employeur ou un fournisseur de services, de biens, d’installations ou de moyens d’hébergement. En pareil cas, l’employeur et le fournisseur de services sont souvent en possession de la plupart, voire de la totalité des documents potentiellement pertinents dans le cadre d’une plainte, alors que le plaignant n’a souvent pas accès à tous les documents dont il a besoin pour présenter ses arguments. En effet, pour pouvoir étayer sa plainte, le plaignant doit s’en remettre à des éléments de preuve que l’on sait pertinents, et que l’intimé a en sa possession. Par conséquent, pour participer pleinement et efficacement à l’instance et pour faire valoir ses arguments, le plaignant doit obtenir de l’intimé des documents potentiellement pertinents. Le fait que la plaignante ait dû demander ses talons de paye à l’intimée pour étayer sa demande d’indemnité pour perte de revenus illustre bien la disparité qui peut exister en matière d’accès aux documents dans une instance devant le Tribunal. Le fait que la plaignante ait besoin de ses talons de paye pour fournir des précisions sur sa perte de revenus témoigne également de l’importance d’une communication en temps opportun par l’intimée.
[15] En règle générale, les parties à une instance devant le Tribunal sont tenues en droit de communiquer tous les documents potentiellement pertinents en leur possession. Comme le Tribunal l’a expliqué au paragraphe 11 de la décision Gaucher c. Forces armées canadiennes, 2005 TCDP 42, « [l]e seuil quant à la pertinence alléguée est peu élevé et la tendance est maintenant orientée vers une plus grande, et non une moins grande, communication ». Si un intimé souhaite limiter sa communication d’une manière ou d’une autre, il doit en faire la demande au Tribunal et obtenir l’autorisation de ce dernier.
[16] L’obligation procédurale de communication comporte deux aspects : 1) l’obligation de rechercher, d’identifier et de conserver tous les documents potentiellement pertinents, et 2) l’obligation de communiquer aux autres parties les documents potentiellement pertinents, qu’il soit dans l’intérêt de la partie visée par l’obligation de le faire ou non : Perini Ltd. v. Parking Authority of Toronto, 1975 CanLII 761 et Lewis v. York Region Board of Education (No. 4), 1994 CanLII 18395 (ON HRT) [Lewis], aux par. 80 à 82. Les principes en matière de communication énoncés dans l’arrêt R. c. Stinchcombe, 1991 CanLII 45 (CSC) [Stinchcombe], une affaire criminelle, sont applicables à une plainte pour atteinte aux droits de la personne : Lewis et Ontario (Human Rights Comm.) v. Ontario (Human Rights Board of Inquiry), 1993 CanLII 16421 (ON SCDC), autorisation de pourvoi devant la Cour d’appel de l’Ontario refusée le 31 janvier 1994 [Northwestern Hospital]. La décision rendue au premier niveau par le Tribunal des droits de la personne de l’Ontario et portée en appel dans l’affaire Northwestern Hospital est la suivante : Christian, Dillion, Edwards v. Northwestern Hospital (No. 2), 1993 CanLII 16511 (ON HRT) (décision provisoire (divulgation)). La Cour divisionnaire de l’Ontario a fait remarquer, aux paragraphes 15 et 16 de la décision Northwestern Hospital, que [traduction] « [l]e juge Sopinka [dans Stinchcombe] a énoncé un principe important, à savoir qu’il vaut mieux, dans l’intérêt de la justice, que l’élément de surprise soit éliminé du procès et que les parties soient prêtes à débattre les questions litigieuses sur le fondement de renseignements complets concernant la preuve à réfuter [non souligné dans l’original] ». Depuis les éclaircissements apportés au droit dans les affaires Lewis et Northwestern Hospital, les parties devant le Tribunal sont tenues de communiquer tous les documents potentiellement pertinents, y compris ceux qui vont à l’encontre de leurs propres intérêts. Le principe énoncé par le juge Sopinka permet non seulement d’éviter l’élément de surprise à l’audience pour le plaignant et l’intimé, mais son application élimine toute disparité qui pourrait exister entre les parties avant l’audience en ce qui a trait à l’accès à des documents potentiellement pertinents.
[17] Dès qu’une partie est avisée qu’une procédure judiciaire est intentée contre elle, elle a l’obligation en droit de préserver la preuve, y compris la preuve documentaire pertinente, afin qu’elle puisse être produite : Jorge c. Société canadienne des postes, 2021 TCDP 25, au par. 114. Les parties sont censées avoir fait preuve de diligence raisonnable pour préserver et conserver les documents tels qu’ils existaient à ce moment-là, afin de pouvoir les produire ultérieurement dans le cadre d’une instance judiciaire. Selon la décision sur requête Davidson c. Affaires mondiales Canada, 2023 TCDP 52 [Davidson], au par. 31 : « [...] la preuve documentaire doit être préservée et n’est pas censée être altérée par une partie après que celle-ci ait été avisée d’un litige, même pas au cours de l’examen et de la préparation de la liste de documents. »
[18] Il est largement admis dans notre système juridique, notamment dans la jurisprudence d’autres tribunaux administratifs canadiens, que l’obligation de préserver et de communiquer des documents pertinents vise aussi les ISE : The Sedona Conference, Les Principes de Sedona concernant l’administration de la preuve électronique, troisième édition, 23e conférence de Sedona J. 1 (2022) (les « Principes de Sedona »); Murphy et al v. Bank of Nova Scotia et al, 2013 NBQB 316; Cameco Corporation c. La Reine, 2014 CCI 45; Reasons for Order and Order dismissing Reliance's motion for further and better affidavits of documents, 2014 CanLII 149782 (CT) (Competition Tribunal, 2014 CanLII 149782); Innovative Health Group Inc. c. Calgary Health Region, 2008 ABCA 219. Selon le premier principe des Principes de Sedona, les informations sur support électronique sont soumises aux règles d’administration de la preuve.
[19] Aucun des principes juridiques fondamentaux susmentionnés n’est contesté dans le cadre de la présente requête.
[20] Lorsqu’un litige est en cours ou envisagé, la partie qui élimine ou dissimule intentionnellement des éléments de preuve commet le délit de destruction de la preuve; s’il est établi que la partie a commis cet acte, le Tribunal peut être amené à tirer une conclusion défavorable à cette dernière : voir Peters c. United Parcel Service Canada Ltd. et Gordon, 2022 TCDP 25 (CanLII), aux par. 115 à 127.
[21] Lorsque, par voie d’ordonnance ou dans le cadre de la gestion de l’instance, le Tribunal enjoint aux parties de communiquer des informations, elles doivent faire de leur mieux pour s’acquitter de cette obligation : Hemming v Oriole Media Corp., 2021 ONSC 6748, au par. 20), L’expression selon laquelle les parties doivent « faire de leur mieux » (best efforts) a également été définie dans la jurisprudence dans le contexte du respect des engagements pris par les parties en matière de communication : [traduction] « Cette expression signifie que l’avocat et son client entreprendront une recherche réelle et exhaustive des informations ou de la documentation demandées » (voir Gheslaghi v. Kassis, 2003 Can LII 7532 (ON SC), aux par. 6 et 7 et Re/Max, LLC v. Save Max Real Estate, Inc, 2021 CanLII 53761 (CF), aux par. 44 et 45).
[22] Compte tenu des principes de droit susmentionnés, les parties à une instance en justice sont présumées avoir agi de bonne foi et fait preuve de diligence raisonnable pour recenser les documents pertinents, et avoir préservé et conservé les documents tels qu’ils existaient à ce moment-là, afin de pouvoir ultérieurement satisfaire à l’obligation juridique de produire des documents dans le cadre de l’instance. Ce n’est généralement que lorsqu’une partie se plaint qu’une autre partie n’a pas fait suffisamment d’efforts pour communiquer l’information que les cours de justice et les tribunaux administratifs interviennent (voir, p. ex., Première Nation des Mississaugas de New Credit c. Procureur général du Canada, 2013 TCDP 32). D’autres situations peuvent nécessiter que le Tribunal supervise la communication de la preuve, notamment en cas de non-respect d’une ordonnance ou d’une directive, en cas de litige concernant la pertinence ou la proportionnalité de la communication demandée, ou lorsqu’une partie allègue que des éléments de preuve n’ont pas été correctement préservés. Le Tribunal se mêlera même, quoique rarement, des détails pratiques liés à l’exercice de la diligence raisonnable ou aux efforts déployés par une partie pour « faire de son mieux » lorsque celle-ci s’est engagée à faire des recherches pour trouver des documents ou lorsque le Tribunal a ordonné à la partie de faire pareilles recherches, à moins que cet aspect ne soit matière à litige : voir Wilson c. Banque de Nouvelle-Écosse, 2022 TCDP 34 [Wilson].
B. Administration de la preuve électronique [23] Les Règles ne contiennent pas de dispositions précises sur l’administration de la preuve électronique. Toutefois, le Tribunal a compétence à l’égard de sa propre procédure et peut donner des directives procédurales lorsque certains aspects ne sont pas expressément traités dans les Règles : voir Davidson aux par. 15 à 18. En effet, la LCDP confère au Tribunal la compétence et le pouvoir discrétionnaire de statuer sur les questions relatives à l’administration de la preuve électronique : Clemente c. Canada, 2022 TCDP 29, au par. 28 :
[28] Le Tribunal fait observer que les Règles de procédure prévoient la divulgation et la production de documents. Comme il est indiqué dans la décision Nur c. Compagnie des chemins de fer nationaux du Canada, 2019 TCDP 5, aux paragraphes 221 et suivants [Nur], les pouvoirs et la compétence du Tribunal ne découlent pas des Règles de procédure, mais de la LCDP.
[29] La LCDP prévoit, à l’alinéa 48.9(2)e), que le président du Tribunal peut établir des règles de procédure régissant notamment les enquêtes préalables. À ce jour, le président du Tribunal n’a pas établi de règles précises en la matière. Ainsi qu’il est mentionné dans la décision Nur, « [n]éanmoins, cela ne veut pas dire qu’il ne peut pas exercer ses pouvoirs et sa discrétion à ce sujet ». En fait, le législateur a accordé au Tribunal un large pouvoir discrétionnaire pour créer des règles de pratique (voir Desormeaux c. Commission de transport régionale d’Ottawa-Carleton, 2002 CanLII 52584) qui ne se limitent pas à la liste figurant au paragraphe 48.9(2) de la LCDP.
[24] Au paragraphe 99 de la décision Wilson, le Tribunal a souligné qu’il doit trancher au cas par cas les questions liées à la production d’ISE :
[99] Comme il a été précédemment expliqué, les recherches électroniques mènent habituellement à la découverte initiale d’un grand nombre de documents, qu’il faudra ensuite examiner et trier pour en déterminer la pertinence potentielle. Il n’existe pas de règles officielles sur l’exécution des recherches électroniques dans le cadre d’instances devant le Tribunal, comme c’est le cas dans d’autres contextes juridiques. Ce sujet n’est pas abordé dans les Règles de procédure du Tribunal canadien des droits de la personne (03-05-04) (les « Règles »); chaque demande de production de documents électroniques présentée au Tribunal doit plutôt être tranchée au cas par cas, selon le pouvoir discrétionnaire accordé au Tribunal en matière procédurale par l’alinéa 50(3)e) de la Loi.
IV. Question en litige [25] Dans l’affaire qui nous occupe, l’intimée s’est engagée à communiquer des documents que le Tribunal lui a ordonné de produire. Le deuxième jour d’audition de la requête, l’intimée a reconnu que la recherche de documents qu’il avait effectuée, et qui comprenait la recherche d’ISE, n’était pas adéquate. L’intimée a alors proposé d’effectuer une recherche plus poussée pour trouver des ISE. L’avocat de l’intimée a indiqué que cette dernière cherchait de l’aide pour effectuer la recherche d’ISE.
[26] La question qui se pose, dans cette deuxième décision provisoire, est celle de savoir si l’intimée doit être autorisée à déterminer, à sa discrétion, quels sont les efforts optimaux à déployer pour rechercher, puis communiquer les documents, notamment en ce qui a trait à la pertinence et à la proportionnalité de la recherche d’ISE.
V. Preuve présentée par l’intimée à l’appui de ses efforts de recherche [27] Le 27 août 2024, l’intimée a déposé des affidavits en vue de la reprise de l’audition de la requête. Deux affidavits portent expressément sur les efforts qu’elle a déployés pour rechercher des documents.
[28] Un affidavit d’environ trois pages souscrit par Adam Faries, spécialiste en relations du travail, a été produit le 19 août 2024 (l’« affidavit de M. Faries »). M. Faries s’est présenté comme agissant en tant que conseiller et agent de soutien, Droits de la personne, au sein de l’équipe des droits de la personne de l’intimée. Dans son affidavit, M. Faries a notamment indiqué qu’il lui avait été demandé de rassembler des documents le 30 janvier 2024, en réponse aux demandes de la plaignante figurant dans sa lettre datée du 30 novembre 2023.
[29] Un deuxième affidavit d’environ six pages, souscrit par Elspeth Graham, qui occupe le poste de conseillère, Droits de la personne, harcèlement et violence en milieu de travail auprès de l’intimée, a été produit le 19 août 2024 (l’« affidavit de Mme Graham »). Mme Graham a déclaré dans cet affidavit qu’elle occupait le poste de conseillère depuis septembre 2022 et que, depuis cette date, elle représentait également l’intimée dans le cadre de la présente plainte, en collaboration avec l’avocat de l’intimée.
[30] Mme Graham a déclaré notamment que, le 21 décembre 2023, elle avait obtenu de l’avocat de l’intimée la liste des documents demandés par la plaignante dans sa lettre du 30 novembre 2023. Elle a ajouté qu’elle avait ensuite envoyé cette liste à M. Faries le 30 janvier 2024, à la suite d’une discussion avec son supérieur de l’époque, qui lui avait dit d’envoyer les demandes de documents de la plaignante à M. Faries.
[31] M. Faries a déclaré qu’il avait recherché des [traduction] « informations relatives à Mme Heddle » dans les endroits suivants : les dossiers papier de l’intimée; iSight, l’« ancien » système d’archivage numérique de l’intimée; Sodales, le « nouveau » système d’archivage numérique de l’intimée; Sharepoint, une base de données interne; et le « Centre d’interaction des employés » (« CIE ») de l’intimée, qui est décrit comme étant un registre interne des échanges entre le personnel des ressources humaines et d’autres employés. Dans son affidavit, M. Faries n’a pas précisé les termes de recherche qu’il avait utilisés pour trouver des ISE potentiellement pertinentes et n’a pas autrement expliqué comment il avait effectué la recherche.
[32] Dans son affidavit, Mme Graham a indiqué qu’en avril 2019, un représentant de l’intimée avait demandé au spécialiste en gestion des dossiers d’invalidité concerné de la Société canadienne des Postes et au gestionnaire des opérations de livraison de fournir tous les documents concernant la plaignante qui se trouvaient en leur possession. Mme Graham a déclaré en outre qu’en juillet 2019, l’intimée avait demandé au gestionnaire des opérations de livraison, à un superviseur et au chef d’équipe d’un lieu de travail visé de fournir des informations et des documents précis. Les documents précis demandés n’ont pas été nommés dans l’affidavit.
[33] Mme Graham a déclaré qu’à sa connaissance, l’intimée n’avait pas déployé d’autres efforts de recherche entre le moment où cette dernière avait commencé à prendre part au processus de plainte et le moment où elle avait obtenu et produit les registres de présence relativement à la plainte en août 2023.
VI. Délais [34] L’historique procédural relatif à la communication de documents dans le cadre de la présente plainte est décrit plus en détail dans la première décision provisoire, qui doit être considérée comme faisant partie des présents motifs. Lorsque le Tribunal demande à une partie de remédier à son défaut de se conformer à une ordonnance ou à une directive, ou d’expliquer un retard, cette partie est tenue de fournir une réponse détaillée et motivée, ce que l’intimée n’a pas fait. Comme je l’ai expliqué, le Tribunal a donné à l’intimée une deuxième occasion de remédier à ses manquements en ce qui a trait à l’observation des ordonnances et directives et aux efforts de recherche, ce qui comprenait la possibilité de fournir une explication pour sa lenteur à agir. C’est en partie pour cette raison que l’audition de la requête a été ajournée.
[35] L’avocat de l’intimée a attendu trois semaines avant de transmettre à Mme Graham la demande de la plaignante datée du 30 novembre 2023. Un délai de deux mois s’est ainsi écoulé entre cette demande du 30 novembre 2023 et la date à laquelle Mme Graham a transmis la demande à M. Faries, soit le 30 janvier 2024. Dans leurs affidavits, Mme Graham et M. Faries n’ont rien dit pour expliquer cette tardiveté.
[36] Il n’y a rien dans ces deux affidavits qui indique que Mme Graham aurait informé M. Faries que les documents devaient être communiqués rapidement, conformément aux directives données par le Tribunal en mai 2023. Dans ses communications écrites transmises aux parties le 6 octobre 2023 et le 16 octobre 2023, le Tribunal avait insisté sur la nécessité de communiquer les documents en temps opportun.
[37] M. Faries a déclaré dans son affidavit qu’il avait terminé ses recherches et fourni à Mme Graham, le 1er mai 2024, les documents supplémentaires qu’il avait trouvés. M. Faries n’a aucunement expliqué pourquoi il avait pris trois mois pour faire ses recherches, qui semblent avoir donné des résultats limités.
[38] Au sous-paragraphe 20a) de sa lettre de directives, le Tribunal a déclaré ce qui suit : [traduction] « En ce qui concerne les délais, l’intimée devrait à tout le moins expliquer pourquoi elle a tardé à fournir à la plaignante ses talons de paye et à répondre aux autres demandes de documents énumérés dans la lettre de la plaignante du 30 novembre 2023, lesquels documents n’ont été transmis que tout récemment. » Comme l’intimée n’a fourni aucune explication dans les affidavits qu’elle a présentés, et ce, malgré le fait que le Tribunal lui avait demandé, à tout le moins, d’expliquer pourquoi elle avait pris tout ce temps pour produire les talons de paye et répondre à la lettre du 30 novembre 2023, le Tribunal conclut que l’intimée n’a pas de raison valable pour justifier sa lenteur à agir.
VII. Analyse des recherches faites par M. Faries A. Directives applicables aux recherches [39] Au paragraphe g) de sa lettre de directives, le Tribunal a donné une directive précise concernant la production des ISE, y compris des courriels potentiellement pertinents :
[traduction]
L’intimée est tenue de décrire ses efforts de recherche de documents électroniques, qu’il s’agisse de documents récents ou de documents archivés ou conservés d’une autre manière. Si une recherche de documents électroniques a été effectuée par une personne possédant une expertise dans ce domaine, il serait pertinent et utile de le savoir. De plus, l’intimée doit indiquer quelles étaient ses instructions pour la recherche et à qui elles ont été données, et préciser les termes utilisés pour faire les recherches.
[40] Dans sa réponse supplémentaire relative à la requête, l’intimée n’a pas traité directement de tous les éléments décrits au paragraphe g) de la lettre de directives du Tribunal. Le Tribunal est donc forcé de conclure, à partir des affidavits, que M. Faries n’avait probablement pas d’expertise dans ce domaine et qu’il n’avait pas reçu d’instructions appropriées de la part de l’intimée.
[41] M. Faries a déclaré dans son affidavit qu’il avait reçu la liste des objets des documents demandés par la plaignante dans sa lettre du 30 novembre 2023. Il s’agit de la seule fois dans son affidavit où M. Faries fait référence à des instructions. Rien dans l’affidavit de Mme Graham n’indique qu’elle ait donné des instructions à M. Faries sur la manière d’effectuer la recherche ni sur les endroits où chercher. Mme Graham n’indique pas non plus pour quelle raison le gestionnaire lui avait dit de demander à M. Faries d’effectuer les recherches.
[42] Si M. Faries a reçu des instructions de la part de l’intimée, notamment concernant les endroits où il devait chercher des ISE et des documents papier ou sur la manière d’effectuer la recherche, ces instructions auraient dû être divulguées par l’intimée. C’est ce qui était demandé dans la lettre de directives du Tribunal. Ces directives visaient à permettre aux parties et au Tribunal de mieux comprendre les mesures prises par M. Faries et d’expliquer les résultats de sa recherche. En ce qui concerne la question des instructions, dans son affidavit, M. Faries ne fait que répéter les informations demandées par la plaignante, ce qui semble confirmer que l’intimée n’a pas donné d’autres instructions à M. Faries.
[43] Rien dans l’affidavit de M. Faries ou dans celui de Mme Graham ne donne à penser que M. Faries a déjà fait des recherches pour trouver des ISE. Rien n’y indique non plus que celui-ci avait de l’expérience ou des connaissances en matière de recherche dans des sites de stockage électronique tels que ceux qu’il a dit avoir consultés en lien avec la présente plainte. Les affidavits ne donnent aucunement à penser que d’autres sites de stockage d’ISE potentiellement pertinentes — tels que les ordinateurs personnels utilisés par des témoins dans le cadre de leur travail, les serveurs ou les archives — ont été pris en considération. Dans son affidavit, Mme Graham n’a pas expliqué comment M. Faries aurait pu savoir où chercher des ISE potentiellement pertinentes quant à la présente plainte ou s’informer sur les endroits où il devait effectuer ses recherches. M. Faries n’a pas expliqué comment il avait fait pour savoir quels sites consulter, ni s’il avait fait ses recherches sur tous les sites connus, ou seulement sur des sites potentiellement pertinents.
[44] Dans son affidavit, M. Faries n’a fourni que peu d’informations, voire aucune information, sur le contenu des ISE stockées sur chacun des sites qu’il a effectivement consultés, et il a omis des informations telles que la période visée et le type d’ISE stockées sur chaque site.
[45] L’intimée, quant à elle, n’a pas fourni les termes de recherche utilisés par M. Faries pour trouver les ISE pertinentes par rapport à chacun des documents réclamés par la plaignante, comme il était demandé dans la lettre de directives du Tribunal. Ces informations sont nécessaires pour bien évaluer l’efficacité de la recherche et ses résultats.
B. Caractère potentiellement pertinent [46] Rien dans l’affidavit de M. Faries ne permet de confirmer qu’avant le 30 janvier 2024, ce dernier avait connaissance du contexte de la plainte ou avait participé aux mesures prises pour répondre à celle-ci. M. Faries ne précise pas à quelle date il a commencé à travailler pour l’intimée ni à quel moment précis il a entrepris des démarches en lien avec la présente plainte. Selon toute probabilité, pour bien comprendre ce qu’il fallait rechercher pour chaque catégorie de documents demandés par la plaignante et pour analyser les résultats de la recherche afin d’en déterminer la pertinence potentielle, M. Faries devait connaître raisonnablement bien la présente plainte.
[47] Dans son affidavit, M. Faries ne dit rien qui permette de démontrer qu’il a concentré ses recherches sur les détenteurs de documents pertinents en lien avec la présente plainte ou qu’il a été informé ou savait qu’il s’agissait d’un paramètre pertinent pour rechercher des ISE. Les détenteurs s’entendent des témoins potentiels qui ont été impliqués dans les événements faisant l’objet de la plainte et qui, d’après ce que l’on sait ou ce que l’on peut raisonnablement croire, sont les auteurs de fichiers ou de documents ou ont reçu une copie des fichiers ou des documents directement, ou en copie conforme au moyen de communications électroniques.
[48] Dans son affidavit, M. Faries n’a pas précisé la période qu’il a consacrée à sa recherche d’ISE.
C. Conclusions relatives à l’affidavit de M. Faries [49] Compte tenu de ces circonstances, le Tribunal conclut que, outre le fait qu’il ait été informé par Mme Graham des objets des recherches, M. Faries soit n’a reçu aucune instruction, soit a reçu des instructions inadéquates sur la marche à suivre pour effectuer la recherche qu’il était chargé d’entreprendre en février 2024 pour le compte de l’intimée. Ces conditions expliquent fort probablement pourquoi sa recherche a donné des résultats limités.
[50] Pour qu’une recherche d’ISE soit efficace, il faut d’abord cibler les sites à consulter. L’intimée est censée avoir recensé les sites où sont stockées des ISE, et avoir précisé le type d’ISE figurant sur chaque site ainsi que la période consacrée à la recherche. L’intimée aurait dû préciser quels sites elle a choisi de consulter pour effectuer des recherches, et pourquoi. Comme la communication des courriels est précisément en cause en l’espèce, l’intimée aurait dû confirmer si les sites qu’elle avait choisis pour effectuer les recherches pouvaient raisonnablement contenir des courriels traitant des points en litige.
[51] Si l’intimée é